אפיון אתר אינטרנט: איך כותבים אפיון שחוסך זמן וכסף

אפיון אתר אינטרנט הוא מסמך קצר שמתאר מה האתר צריך לעשות, למי הוא מיועד ואילו עמודים ותכנים יש בו. מספיקים כמה עמודים כתובים היטב, לא ספר. המסמך הזה הוא המפה של העבודה: מי שבונה את האתר, ומי שמזמין אותו, מסתכלים על אותו דף ומבינים אותו באותו אופן.

אפיון חוסך זמן וכסף משום שהוא מקטין ניחושים. כשהמטרה, הקהל ורשימת העמודים כתובים מראש, יש פחות שינויי כיוון באמצע ופחות סבבי תיקון על דברים שאפשר היה להחליט עליהם בהתחלה. במאמר הזה תמצא סדר כתיבה מומלץ, שאלות מוכנות, רשימת הכנה וטעויות נפוצות, והכול בשפה של בעל עסק ולא של איש מקצוע.

בקצרה:

• אפיון טוב עונה על שלוש שאלות: מה המטרה, מי הקהל ומה כל עמוד צריך להגיד.
• אפשר לכתוב אותו בעצמך בלי ידע טכני, בעזרת שאלות פשוטות ומפת עמודים.
• ככל שהחומרים מוכנים לפני שמתחילים, הבנייה קצרה יותר ויש פחות סבבי תיקון.

מה זה אפיון אתר אינטרנט, ולמה לא כדאי לדלג עליו?

אפיון הוא תיאור כתוב של מטרת האתר, של קהל היעד, של העמודים ושל התכנים, לפני שמתחילים לעבוד על העיצוב או על הקוד. הוא לא מסמך טכני ולא חוזה, אלא הסכמה כתובה על מה בונים. מי שכותב אפיון יודע מראש מה יהיה באתר, ומי שבונה אותו יודע מה לבנות.

חשוב להבין את ההבדל בין אפיון לעיצוב. האפיון עונה על השאלות מה ולמה: מה האתר צריך להשיג, מה מסבירים בכל עמוד ולאן המבקר ממשיך. העיצוב עונה על השאלה איך הדברים ייראו. אם מתחילים מהעיצוב בלי אפיון, מקבלים אתר יפה שלא בהכרח עונה על הצורך של העסק.

מה קורה כשמדלגים על האפיון

כשאין אפיון, ההחלטות מתקבלות תוך כדי עבודה, ולעיתים כל אחד מבין אותן אחרת. הנה מה שקורה בדרך כלל:

• בונה האתר מנחש מה חשוב לך, ומגלה רק בגרסה הראשונה שניחש לא נכון.
• עמודים שלמים מתווספים או נמחקים באמצע, והעיצוב שכבר נעשה צריך להשתנות.
• הטקסטים מגיעים באיחור, כי אף אחד לא סימן מי כותב אותם ומתי.
• סבבי התיקון מתמלאים בהערות שהיה אפשר לפתור בשיחה אחת בהתחלה.

אפיון הוא לא עבודה טכנית

הרבה בעלי עסקים חושבים שאפיון הוא עניין למתכנתים. זה לא נכון. השאלות החשובות הן שאלות עסקיות: מי הלקוח שלך, מה הוא צריך לדעת כדי להחליט, ומה אתה רוצה שיקרה אחרי שהוא קורא. את זה אתה מכיר טוב יותר מכל אחד אחר. את הפרטים הטכניים, כמו מבנה הקוד, מערכת העמודים או הגדרות המהירות, בונה האתר מחליט עליהם בעצמו. תפקידך לתת לו את התמונה העסקית, ובמסגרת בניית אתרים היא הבסיס לכל מה שבא אחריה.

אפיון אתר תדמית: מה נכנס בו ומה אפשר להשאיר בחוץ

אפיון אתר תדמית קצר יותר מאפיון של מערכת מורכבת, ולכן קל לכתוב אותו. הרעיון הוא לתעד רק את מה שמשפיע על התוצאה. הטבלה הבאה מרכזת את הרכיבים העיקריים, מה כותבים בכל אחד, ושאלת בדיקה שמסייעת לדעת אם סיימת אותו.

איך ממלאים את הטבלה בפועל

אל תנסה למלא את כל השורות בישיבה אחת. התחל במטרה ובקהל, כי מהם נגזר כל השאר. אחרי זה עבור למפת העמודים, ורק אז לתוכן. בכל שורה כתוב קודם טיוטה גסה, ואחר כך חזור ושפר. מי שמתחיל מהתוכן המפורט לפני שהמטרה ברורה, מוצא את עצמו כותב טקסטים לעמודים שאולי בכלל לא יהיו באתר.

דוגמה להמחשה בלבד: בעל מוסך קטן יכול לכתוב בשורת המטרה שהאתר אמור לגרום ללקוחות לקבוע תור בטלפון, בשורת הקהל שמדובר בבעלי רכב באזור המוסך, ובשורת הפעולה שהכפתור המרכזי בכל עמוד הוא התקשרות. כבר מכאן ברור שעמוד הבית צריך להציג את מספר הטלפון בבירור, ושטופס ארוך פחות רלוונטי.

מה אפשר להשאיר בחוץ

אין צורך לכתוב באפיון פרטים טכניים כמו שם התוסף, שיטת האחסון או מבנה התיקיות. את אלה בונה האתר קובע, ולרוב הם לא משפיעים על ההחלטות העסקיות שלך. גם אין צורך לקבוע מראש כל גוון של צבע או כל גודל גופן. מספיק לתאר את התחושה שאתה רוצה, למשל רציני ורגוע או חם ונגיש, ולצרף דוגמאות.

היקף האפיון והצעת המחיר

היקף האפיון משפיע על ההצעה שתקבל. אתר עם חמישה עמודים מוגדרים היטב יקבל הצעה ברורה יותר מאתר שבו אין הגדרה, כי בלי הגדרה כל צד מניח הנחות אחרות. אם אתה מנסה להבין איך מתגבש המחיר, כדאי לקרוא גם על מחיר אתר תדמית ולראות אילו גורמים משפיעים עליו, ולהגיע לשיחה עם אפיון קצר ביד.

מטרות וקהל יעד: השאלות שפותחות כל אפיון

כל אפיון מתחיל בשני נושאים: מה אתה רוצה שיקרה, ומי אמור לגרום לזה לקרות. בלי תשובות ברורות להם, שאר המסמך הופך לרשימת משאלות. הנה השאלות שכדאי לענות עליהן, כשלכל אחת מספיקים שני משפטים.

שאלות על המטרה

• מה אתה רוצה שמבקר יעשה באתר: להתקשר, למלא טופס, לשלוח הודעה או לקרוא ולהחליט?
• מהי הפעולה החשובה ביותר, ומה פעולות משניות?
• אם האתר יעבוד כמו שצריך, מה ישתנה בעסק? כאן אין צורך במספרים, מספיק תיאור.

שאלות על הקהל

• מי הלקוח האידיאלי שלך, ומה הוא כבר יודע על התחום?
• מה הוא מחפש בגוגל לפני שהוא מגיע אליך, ובאיזה ניסוח?
• מה מדאיג אותו לפני שהוא יוצר קשר: מחיר, זמן, אמינות?

שאלות על ההבדל שלך

אפיון טוב מתעד גם מה שונה בעסק שלך ומה הלקוח צריך לדעת כדי להחליט. זה יכול להיות שיטת עבודה, זמינות, התמחות או אופי השירות. חשוב לכתוב את זה בצורה עניינית ולא כסיסמה. משפט כמו "אנחנו מקצועיים" לא מוסיף דבר, ולעומתו תיאור קצר של איך העבודה מתנהלת מועיל הרבה יותר.

דוגמה להמחשה בלבד: בעלת מאפייה שרוצה אתר יכולה לכתוב שהמטרה היא שהמבקרים יזמינו מראש עוגות לאירועים בטלפון, שהקהל הוא משפחות שמתכננות אירוע, ושהן מחפשות בגוגל מאפייה עם הזמנות מראש. שלוש שורות כאלה כבר נותנות כיוון ברור לכל החלטה שבאה אחריהן. אם אתה מחפש מדריך רחב יותר לתהליך כולו, יש גם בניית אתר לעסק קטן שלב אחר שלב, שמראה איפה האפיון משתלב.

מפת האתר ותוכן כל עמוד

מפת אתר היא רשימה של העמודים והקשרים ביניהם. היא לא חייבת להיות שרטוט מסובך, גם רשימה ממוספרת מספיקה. רוב האתרים העסקיים מתחילים בעמוד הבית, בעמוד או בכמה עמודים של שירותים, בעמוד אודות ובעמוד יצירת קשר, ומוסיפים עמודים לפי הצורך של העסק.

שלוש שורות לכל עמוד

כדי שמפת האתר תהיה שימושית, כתוב לכל עמוד שלוש שורות בלבד:

1. מטרה: מה העמוד אמור להשיג, למשל להסביר שירות אחד.
2. תוכן: מה כתוב בו, בנקודות ולא בטקסט מלא.
3. המשך: לאן המבקר ממשיך אחרי שקרא, למשל לטופס או לעמוד אחר.

השורה השלישית חשובה במיוחד, כי עמוד שמסתיים בלי כיוון משאיר את המבקר לבד. אם כל עמוד מסתיים בצעד הבא, האתר נעשה קל לניווט.

מה כותבים על העיצוב באפיון

כדאי לכתוב על העיצוב את התחושה והסגנון, ולא החלטות מדויקות. תאר איזו תחושה אתה רוצה שהמבקר ירגיש, ואילו אתרים נראים לך קרובים לכיוון. את הפרטים של צבעים וגופנים מקבלים מהעיצוב עצמו. אם אתה רוצה להכיר את העקרונות שמאחורי ההחלטות האלה, תוכל לקרוא על עקרונות עיצוב לאתר עסקי, ולהגיע לאפיון עם אוצר מילים משותף.

סדר העמודים והניווט

הסדר שבו העמודים מופיעים בתפריט משפיע על מה שהמבקר רואה קודם. כדאי לכתוב באפיון אילו עמודים מופיעים בתפריט הראשי ואילו רק בתחתית הדף. תפריט קצר, עם כמה פריטים ברורים, קל יותר להבנה מתפריט עמוס. גם שמות העמודים חשובים: שם פשוט כמו שירותים או צור קשר מובן לכולם, ושם יצירתי עלול לבלבל.

מפה קטנה עדיפה על מפה גדולה

מפתה להוסיף עוד ועוד עמודים. רוב העסקים לא צריכים אתר רחב כדי להתחיל. עדיף מספר קטן של עמודים טובים שאפשר להשלים אותם בשלמות, מאשר אתר רחב עם עמודים חלשים. אפשר לסמן באפיון אילו עמודים הם חובה בשלב הראשון, ואילו יתווספו בהמשך.

תוכן, תמונות ופונקציות: מה צריך להכין מראש

אחרי שמפת האתר ברורה, שואלים מה צריך כדי למלא אותה. הכנת חומרים מראש היא אחד הגורמים שמקצרים את העבודה יותר מכל דבר אחר. עשה רשימה של שלוש קבוצות: טקסטים, תמונות ופונקציות.

טקסטים, לוגו, תמונות וסרטונים

עבור כל פריט סמן אחת משלוש אפשרויות: קיים ומוכן, קיים וצריך עיבוד, או חסר. כך מתקבלת תמונה מדויקת של מה שצריך להשלים. בחבילה שלנו, מה שחסר ללקוח, טקסטים או תמונות, אנחנו משלימים, וזה כלול. עדיין, ככל שיש חומרים אמיתיים מהעסק, האתר נשמע אמין יותר.

פונקציות אפשריות

פונקציות הן הדברים שהאתר עושה מעבר להצגת מידע. הנה כמה שאפשר לשקול:

• טופס יצירת קשר שמגיע אליך למייל.
• כפתור וואטסאפ שפותח שיחה מהירה.
• מפה ופרטי כתובת ושעות פעילות.
• אזור שאלות נפוצות שעונה על התנגדויות נפוצות.

חשוב לא להוסיף פונקציה רק כי היא קיימת. כל פונקציה היא עוד משהו שצריך לבדוק ולתחזק, ולכן כדאי לשאול אם היא באמת עוזרת למבקר להגיע לפעולה שרצית.

מי אחראי על מה והאם יש מועד

אחד הדברים שהכי קל לשכוח באפיון הוא חלוקת האחריות. לכל פריט חומר כתוב מי מביא אותו ועד מתי: אתה, או שאנחנו משלימים. כשהחלוקה כתובה, אין מצב שכל צד מחכה לצד השני. במקרה שלנו, הספירה של הזמן לגרסה הראשונה מתחילה מרגע שקיבלנו את כל החומרים, ולכן כל פריט שמסומן כחסר ונענה מוקדם מקצר את הדרך.

עסקים שנזהרים בניסוח

יש מקצועות שבהם הניסוח באתר דורש זהירות נוספת, למשל רופאים וקליניקות. אם זה המקרה שלך, כתוב באפיון איזה מידע אתה רוצה להציג ואיזה לא, ושמור מקום לבדיקה. אפשר לקרוא על הנושא במאמר על אתר לרופא ולקליניקה. כללי הפרסום משתנים, כדאי לבדוק את הנוסח העדכני אצל הגוף המקצועי או עם איש מקצוע, ולא להסתמך על הסבר כללי.

איך כותבים אפיון אתר בלי להיות איש מקצוע

אפשר לכתוב אפיון טוב בלי שום רקע. כל מה שצריך הוא סדר קבוע ושפה פשוטה. תבנית של עמוד וחצי מספיקה לרוב העסקים הקטנים. הסדר שמומלץ הוא זה:

1. סיכום: שלושה משפטים על העסק ועל מטרת האתר.
2. קהל: מי הלקוח ומה הוא מחפש.
3. עמודים: רשימת העמודים, ולכל אחד שלוש שורות.
4. תוכן: מה קיים ומה חסר, כולל תמונות ולוגו.
5. דוגמאות: שני או שלושה אתרים שאתה אוהב, ולמה.

דוגמה לפתיחה של אפיון

כדי להקל על ההתחלה, הנה מבנה לשלושת המשפטים הראשונים, בלי להמציא שום פרט. המשפט הראשון: העסק שלי מציע את השירות הזה ללקוחות מהסוג הזה. המשפט השני: האתר צריך לגרום למבקר לבצע את הפעולה הזאת. המשפט השלישי: הדבר שמבדיל אותי ממי שמציע שירות דומה הוא זה. מי שמצליח למלא שלושה משפטים כאלה כבר עשה חצי מהדרך, ושאר המסמך הוא פירוט שלהם.

כתיבה בשפה פשוטה

אל תנסה להישמע מקצועי. משפטים קצרים וברורים הם הבחירה הנכונה. אם אתה לא יודע איך לנסח משהו, כתוב כמו שהיית מסביר לחבר. גם צירוף של דוגמאות לאתרים שאתה אוהב עוזר מאוד, כי תמונה אחת מסבירה לפעמים יותר מפסקה שלמה. הקפד לציין מה אהבת בכל דוגמה, ולא רק את הכתובת.

מה בונה האתר ישאל אותך בכל מקרה

גם אם כתבת אפיון מפורט, בונה אתר טוב ישאל שאלות הבהרה. זה סימן טוב ולא רע. השאלות שוות לשאול בשלב מוקדם, כשתיקון פשוט, ולא אחרי שהעיצוב כבר גמור. אצלנו התהליך מתנהל כך שללקוח יש איש קשר אחד לאורך כל הדרך, והשאלות נשאלות בשיחה אחת במקום להתפזר בהודעות. פירוט השלבים נמצא בעמוד איך אנחנו עובדים, ושם אפשר לראות איפה האפיון נכנס לתמונה.

טעויות נפוצות באפיון ואיך נמנעים מהן

חלק מהבעיות חוזרות על עצמן כמעט בכל אפיון שנכתב בלי ניסיון. הכרת הטעויות מראש חוסכת הרבה תיקונים. הנה הנפוצות שבהן.

אפיון רחב מדי

הטעות הנפוצה ביותר היא להפוך את האפיון לרשימת משאלות: כל דבר שנראה טוב באתר של מישהו אחר. התוצאה היא מסמך ארוך בלי סדרי עדיפויות. הפתרון הוא לחלק את הפריטים לשלוש קבוצות: חובה בגרסה הראשונה, רצוי, ואולי בעתיד. כך ברור על מה מתחילים.

התעלמות מהקהל

אפיון שכתוב רק על העסק, על ההיסטוריה שלו ועל מה שהוא רוצה לומר, מפספס את מה שהלקוח רוצה לדעת. בדוק כל עמוד לפי השאלה: מה המבקר מחפש כאן, והאם הוא ימצא את זה בשניות. אם התשובה לא ברורה, כתוב מחדש מנקודת המבט שלו.

שינויים בלי עדכון המסמך

במהלך העבודה משהו תמיד משתנה. הבעיה מתחילה כשהשינוי נאמר בשיחה אבל לא נכתב. אחרי שבוע כל צד זוכר גרסה אחרת. עדכן את האפיון בכל פעם שמשהו משתנה, גם אם מדובר בשורה אחת.

לא לשתף את מי שמחליט

לפעמים כותב האפיון הוא אדם אחד, ומי שמאשר בסוף הוא שותף או בן משפחה שלא ראה אותו. התוצאה היא הערות מאוחרות שמשנות כיוון. שתף את כל מי שמחליט בעסק לפני שמתחילים, וקבע מי נותן את האישור הסופי.

רשימת בדיקה קצרה לפני שמתחילים

• המטרה כתובה במשפט אחד או שניים.
• הקהל מתואר, כולל מה הוא מחפש בגוגל.
• יש מפת עמודים ולכל עמוד שלוש שורות.
• ידוע מה קיים ומה חסר מבחינת טקסטים ותמונות.
• כל מי שמחליט ראה את המסמך.

אם אתה בעל עסק קטן, תוכל גם לקרוא על בניית אתרים לעסקים קטנים ולראות איך האפיון מתאים לשאר ההחלטות לגבי האתר.

רוצה אפיון שמתאים לעסק שלך? נדבר

אם אתה לא בטוח איך להתחיל, אנחנו יכולים לעבור על השאלות יחד ולהפוך אותן לאפיון קצר שמתאים לעסק שלך. אין צורך להגיע עם מסמך מושלם, מספיק להגיע עם מה שיש. דבר איתנו ונסדר את זה צעד אחר צעד.

המאמר נכתב בעזרת בינה מלאכותית, ונערך ואושר על ידי סלבה זמסקי, המייסד של SZ.